Vďaka pandémia koronavírusu nespočetné množstvo spoločností a jednotlivcov prestáva pracovať po celom svete a prestáva si predstavovať, ako vyzerá pracovný deň. Tieto zmeny však siahajú oveľa ďalej ako oblečenie obchodného úradu pre potenie - pre mnohých ľudí to znamená aj náhlu záplavu videokonferenčných hovorov.
Ale s mnohými ľuďmi pomocou Zoom a ďalších videokonferenčných platforiem po prvýkrát sa stačí prihlásiť na schôdzku a vyťažiť z týchto videokonferencií maximum, čo môžu byť dve veľmi odlišné veci. S pomocou odborníkov sme zhrnuli definitívne úlohy a nedovolia vám, aby každý videokonferenčný hovor prebiehal bez problémov.
Urob: Udržujte priestor za sebou uprataný.
Shutterstock / šumienky
Ak by ste svojich spolupracovníkov nepozvali do svojej kancelárie bez toho, aby ste to najskôr upratali, nepozývajte ich do nej domáca kancelária keď je niečo menej ako upratané.
„Chcete, aby kolegovia videli vašu domácu kanceláriu čistú a usporiadanú,“ hovorí Kristen Southall Watts , autor knihy Solo Workday . Okrem tohoto čistenie vášho priestoru Watts odporúča vyhnúť sa priamemu videniu na dvere a preskupiť svoju kanceláriu tak, aby sa členovia rodiny, ktorí nakuknú, nestali súčasťou vášho stretnutia. “
Nerobte to: Umiestnite počítač pod tvár.
Shutterstock
Udržiavanie dobrého očného kontaktu je pri stretnutiach nevyhnutné, či už ich organizujete osobne alebo online. Nezabudnite preto mať fotoaparát správne umiestnený.
„Každý má uhly, ktoré pre neho vyzerajú dobre - ale nikto nie je v uhle pohľadu od zeme,“ hovorí Flynn Zaiger , Generálny riaditeľ agentúry pre kreatívny digitálny marketing Online optimizmus . Namiesto toho Zaiger odporúča zdvihnúť počítač tak, aby bol mierne nad úrovňou očí, aby vás ostatní videli dobre a aby ste vyzerali čo najlepšie .
Urob: Vypnite upozornenia.
Shutterstock / Alexey Boldin
význam sna červeného a čierneho hada
Tieto upozornenia prichádzajúce na vaše zariadenia vás nielen rušia, ale vyrušujú všetkých, ktorí sa zúčastňujú vášho videohovoru.
„Nemusíte byť informovaní o každom nadpise novinky alebo novo nahranom videu v okamihu, keď k nim dôjde, najmä nie počas určených pracovných blokov,“ hovorí Watts a poznamenáva, že „zakaždým, keď sa rýchlo pozriete na svoje kanály v sociálnych sieťach, stratíte veľa produktívneho času. “
Nerobte to: Počkajte do poslednej chvíle, kým zistíte technologické zlomy.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Ak chcete, aby schôdzka prebehla hladko, nezabudnite pred uskutočnením hovoru otestovať svoj softvér - vrátane nastavení videa a zvuku.
„Začatie schôdzky a následné uvedomenie si, že zvuk je trhaný alebo že je video chybné, spôsobuje oneskorenie,“ hovorí Reuben Yonatan , Generálny riaditeľ spoločnosti GetVoIP , ktorý varuje, že to by vás mohlo dokonca stáť podnik, ak by vás klienti považovali za neefektívneho. Aby ste sa ubezpečili, že je všetko v poriadku, Yonatan odporúča najskôr absolvovať beh na sucho s priateľom, ktorý vám môže poskytnúť spätnú väzbu.
Urob: Vytvorte si medzi prestávkami prestoje.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Aj keď máte stretnutia typu back-to-back, iba pár minút odstávky medzi nimi môže zmeniť rozdiel v tom, ako efektívny v každom z nich ste.
„Po hovoroch a konferenciách budete potrebovať niekoľko minút na to, aby ste sa zbavili následných e-mailov alebo textov, usporiadali si poznámky, ktoré ste si počas stretnutia urobili, a duševne posunuli prevod ďalšej úlohy,“ hovorí Watts s tým, že nedostatok prípravný čas medzi hovormi môže zvýšiť riziko rozptýlenia.
Nerobte to: Hovorte príliš rýchlo.
Shutterstock / šumienky
Nenechajte svoj obvyklý kilometrový prejav sťažiť svojim spolupracovníkom, aby pochopili pointu, ktorú sa snažíte prekonať.
„Nehovorte príliš rýchlo, aby vás tí, ktorí počúvajú (a sledujú), ťažko pochopili,“ hovorí Deborah Sweeney , Generálny riaditeľ spoločnosti MyCorporation . Ak potrebujete urobiť pauzu, Sweeney odporúča usmievať sa do kamery namiesto použitia doplňujúcich slov ako „um“ alebo „uh“, vďaka čomu pôsobíte nepripravene.
Urob: Venujte pozornosť reči tela iných ľudí.
Shutterstock / Focus and Blur
Ak budete mať príliš veľa ľudí naraz, môže sa to v okamihu zmeniť na nepochopiteľnú kakofóniu. Ak sa chcete vyhnúť prekrývaniu reči, prečítajte si príručku účastníkov reč tela získať návody, keď je bezpečné rozprávať.
'Zvyčajnými znakmi, na ktoré si treba dávať pozor, sú kývnutie hláv alebo úst, ktoré sa začínajú otvárať,' hovorí Julian Jost , Generálny riaditeľ a spoluzakladateľ spoločnosti Vesmírna základňa .
Nerobte to: Nepotrebné karty udržujte otvorené.
Shutterstock / Friends Stock
Ak chcete svoju myseľ sústrediť na danú úlohu - a vyhnúť sa možným rozpakom - skontrolujte, či máte počas stretnutia všetky nepotrebné karty zatvorené alebo minimalizované.
„Nechcete, aby vás niekto zaskočil, keď sa vás niekto opýta:„ Môžete zdieľať svoju obrazovku a ukázať nám to? ““ Hovorí Shayne Sherman , Generálny riaditeľ spoločnosti TechLoris , ktorý poznamenáva, že príliš veľa kariet otvorených naraz môže dokonca ovplyvniť kvalitu vášho hovoru.
Urob: Používajte svoje slúchadlá.
Shutterstock / šumienky
Vaši spolupracovníci vás chcú počúvať - nie zvuk vašich detí, ktoré hrajú, štekanie vášho psa alebo sanitka, ktorá ide von.
„Väčšina mikrofónov pre prenosné počítače je skutočne zlých a zachytáva každý malý šum,“ hovorí Julie Bee , prezident Sociálne médiá BeeSmart . 'Slúchadlá do uší a slúchadlá znižujú hluk pozadia na minimum a zachytávajú to, čo hovoríte.'
Nerobte to: Čítanie.
Shutterstock / Pressmaster
Ak chcete, aby sa účastníci vášho stretnutia naďalej angažovali, skúste namiesto prejavu podporiť dialóg.
„Naše rozpätie pozornosti je v dnešnej dobe ešte kratšie, takže namiesto sedenia pred počítačom a rozhovoru s účastníkmi hovoru zapojte ľudí do konverzácií,“ odporúča Bee, ktorá tvrdí, že tento zvyk tiež umožňuje ľuďom zapojiť sa a venovať pozornosť hovoru. .
Urob: Použite tlačidlá stlmenia zvuku a vypnutia videa.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Ak vás k tomu špeciálne nepožiadajú, nemusíte mať na každom stretnutí zapnutý mikrofón alebo kameru.
'Ak nehovoríš, stíš sa.' Ak sa potrebujete veľa pohybovať alebo vstávať a dať si od schôdzky pauzu ..., skryte svoje video a vypnite zvuk, “navrhuje Bee.
Nerobte to: Spoľahnite sa výlučne na WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
špinavé vtipy, ktoré treba povedať svojmu priateľovi
Ak máte k dispozícii plán zálohovania pre prípad, že by došlo k výpadku siete Wi-Fi, nebudete chýbať jediný dôležitý detail.
„Nič neprekoná skalopevný výkon siete ethernetového kábla zo starej školy,“ hovorí Jovan Milenkovič , spoluzakladateľ spoločnosti CommandTech . Aj keď mnoho notebookov už nemá ethernetové porty, Milenovic poznamenáva, že adaptéry CAT5 na USB sú lacné a ľahko dostupné, aby bolo možné ich pripojiť.
Urob: Nastaviť automatické nahrávanie.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Namiesto toho, aby ste sa počas schôdzky horúčkovito pokúšali robiť si poznámky, nastavte si automatické nahrávanie, aby ste si mohli vychutnať doslovný záznam všetkého, čo sa stalo potom.
„Zoom vám umožňuje automaticky nahrávať hovory. To môže byť neoceniteľné pri zaznamenávaní spätnej väzby od klienta alebo tímu k projektu,“ hovorí Dusti Arab , obchodný stratég s Spoločnosť Reinvention Co. .
Nerobte to: Nechajte ostatné zariadenia s pripojením na internet v prevádzke.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Vypnutie ďalších zariadení s pripojením na internet v domácnosti pred zahájením schôdzky vám môže pomôcť obmedziť oneskorenie vo vašom pripojení a zabezpečiť plynulý priebeh vašich videokonferenčných hovorov.
„Ani ten najlepší internetový balíček nezaručí, že váš domáci internet vydrží dlhé obchodné rokovania prostredníctvom videokonferencie,“ hovorí Milenkovic, ktorý odporúča požiadať spolubývajúcich a členov rodiny, aby pozastavili hranie hier a sťahovanie súborov na celú dobu ich stretnutia, kedykoľvek je to možné.
Urob: Použite funkciu chatu.
Shutterstock / Rawpixel.com
Existuje jednoduché riešenie, ak sa chcete vyhnúť tomu, aby sa všetci navzájom rozprávali, keď je na konci schôdzky čas otázok a odpovedí.
„Použite funkciu chatu na vyjadrenie, že najskôr máte otázku alebo vyhlásenie, namiesto toho, aby ste ich iba rozmazali,“ navrhuje Matthew Ross , spoluzakladateľ a COO spoločnosti Slumber Yard .
Nerobte to: Noste svoje potenie.
Shutterstock / šumienky
Správajte sa k svojim virtuálnym spolupracovníkom s rovnakou úctou, s akou sa k nim osobne chováte, a dbajte na to, aby ste hľadali súčasť svojej schôdzky.
„Snažte sa vyhnúť čomukoľvek príliš jasnému a ničomu s príliš veľkým počtom vzorov,“ navrhuje Kyle Turk , VP marketingu v Keynote Search . Turk dodáva, že aj keď si myslíte, že vás vaši spolupracovníci uvidia iba od pliec, nosenie spodných dielov vhodných pre prácu je vždy dobrý nápad pre prípad, že sa budete musieť postaviť alebo sa pohnúť.
Urob: Majte záložný plán.
Shutterstock / Monkey Business Images
Majte poruke všetky príslušné prihlasovacie údaje pre svoju schôdzku a v prípade oneskorenia spojenia vám neunikne žiadny okamih.
„Uistite sa, že máte telefónne číslo alebo záložný plán pre prípad, že sa nepripojí online podľa plánu,“ navrhuje Paige Arnof-Fenn , zakladateľ a CEO globálnej strategickej marketingovej firmy Mavens & Moguls .
Nerobte to: Použite klávesnicu.
Shutterstock / Jacob Lund
Ak si chcete na schôdzke robiť poznámky, namiesto klepnutia na klávesnicu majte poruke notebook.
„Či už si robíte poznámky alebo odpovedáte na e-maily alebo tímové rozhovory, zvuk vášho písania je rušivý,“ hovorí Mark Strassman , SVP a GM UCC v LogMeIn . Ak sa poznámky na písanie rukou nezdajú byť adekvátnou alternatívou, Strassman navrhuje použiť zabudovanú prepisovú službu dostupnú na väčšine videokonferenčných platforiem.
Urob: Povoliť klávesové skratky.
Shutterstock / Clear
Namiesto toho, aby ste hľadali tlačidlo prístupu k mikrofónu, povoľte pred schôdzou klávesové skratky, aby ste mohli kedykoľvek zvoniť.
„Povolenie funkcie push-to-talk zabezpečí, že v prostredí skupinových hovorov nie ste príčinou bieleho šumu, ozveny a šumu v pozadí,“ hovorí Keenan Beavis , zakladateľ spoločnosti Longhouse Media , ktorý poznamenáva, že táto funkcia je k dispozícii na platformách ako Zoom, Skype a Discord.
Nerobte to: Zabudnite na odhlásenie.
Shutterstock / shurkin_son
Predtým, ako sa znova zapotíte, budete chcieť urobiť jeden zásadný posledný krok: ukončiť hovor.
'[Nenechajte] svojho strážcu skôr, ako sa odhlásite - mikrofón / reproduktor môže byť stále živý!' varuje Arnof-Fenn.
