Šesťbodový tri. To je koľko hodín, podľa nedávnej štúdie zadanej technickým gigantom Adobe, ktorú Američania strávia v priemere odpovedaním na e-maily každý deň. Povedané inak: Strávite jeden celok tretí vášho bdelého života nalepeného na vašej doručenej pošte a reagujúceho na vlákna správ, ktoré, úprimne povedané, môžu byť hashované počas päťminútového chatu IRL. Niečo musí dať.
Našťastie, získanie toho, čo dať, je v mnohých prípadoch také ľahké ako stlačenie gombíka. Implementáciou série osvedčených taktík môžete znížiť čas strávený e-mailom na nič. Len si pomyslite: koľko času by ste ušetrili, keby ste už nikdy nemuseli ručne sťahovať prílohu? Alebo čo keby ste mohli rýchlo a rýchlo odoslať e-mail z éteru a ušetriť vám tak čas (a paniku!) Strávený vypracovaním e-mailu s prepáčením „nechcem to poslať“?
Áno, všetko toto internetové jujitsu je možné. Nižšie sme skombinovali 17 najlepších e-mailových hackerov, ktoré šetria čas, zlepšujú život a zvyšujú efektivitu. Takže čítajte ďalej, pretože tá osudová doručená pošta čaká nula. A nenechajte si ujsť ďalšie spôsoby, ako využiť svojich 6,3 hodiny naplno 15 studených otvorených obchodných e-mailov, ktoré vás oddeľujú .
1 Masívne odhlásenie.
Shutterstock
Je dobré sa staviť, že vaša doručená pošta je počas finále neprehľadná ako internát pre seniorov. Je tiež dobré sa staviť, že väčšina tohto harabúrd je spôsobená dennými alebo týždennými e-mailmi od maloobchodníkov, organizácií a iných informačných bulletinov, do ktorých ste sa v priebehu rokov mohli prihlásiť. Používaním Unroll.me , môžete vystopovať všetky zoznamy, v ktorých sa môžete nachádzať, a odhlásiť sa zo všetkých, z ktorých už nechcete dostávať informácie. V skutočnosti, jeden Najlepší život editor dokázal pomocou Unroll.me určiť ohromných 135 predplatných. Koľko ich prídeš? A bez koľkých by ste sa zaobišli?
2 Zapnite klávesové skratky.
Shutterstock
Všetci poznáme základné klávesové skratky. (Príkaz- TO : vybrať všetko. Velenie- C. : kópia. Velenie- P : vložiť. Atď.) Používatelia služby Gmail však majú možnosť zapnúť pokročilú sadu skratiek. Najprv choďte na nastavenie . Klikni na všeobecne tab. Asi v polovici uvidíte a klávesové skratky možnosť, predvolene vypnutá. Zapnite ho a získate prístup k týmto jednoduchým stlačeniam klávesov:
- C. : začatie novej správy
- Shift- C. : začatie novej správy v novom okne
- D : začatie novej správy na novej karte
- F : preposlať správu
- #: odstrániť správu
- Shift- Ja : označiť správu ako prečítanú
- Shift- U : označiť správu ako neprečítanú
- Velenie- S : uloženie správy
3 A potom ich zautomatizujte.
Shutterstock
Ak máte ťažkosti so zapamätaním si tohto súhrnu klávesových skratiek, Kľúčová raketa, doplnok Google Chrome, vám bude pri písaní pripomínať. (Samozrejme neinvazívne.) A ďalšie spôsoby, ako sa stať strojom na zvýšenie produktivity, sa naučte 15 spôsobov, ako zdvojnásobiť svoju produktivitu za polovičný čas.
4 Používajte hashtagy.
Áno, podpisový organizačný nástroj sociálnych médií funguje aj pre e-mail. Na koniec svojho podpisu vložte časť hashtagu alebo dva - časť e-mailu, ktorá je zvyčajne orezaná, takže príjemcovia neuvidia a neposúdia vašu značku „#workhardplayhard“ - pre ľahké vyhľadávanie. Stačí napísať hashtag do vyhľadávacieho poľa v hornej časti priečinka Doručená pošta a zobrazí sa vám každý s ním spojený e-mail.
5 Povoľte možnosť „neodoslať“.
Shutterstock
Všetci sme tam boli: navrhnete e-mail, pošlete ho do éteru a okamžite si uvedomíte, ale nie, táto správa nebola pripravená na odoslanie. Ukázalo sa, že svoje správy môžete vrátiť späť na okraj nainštalovaním užitočného oneskorenia. Napríklad v Gmaile prejdite pod nastavenie potom všeobecne . Nájdete tlačidlo Späť ako piata možnosť. Zapnúť. Môžete si vybrať z rozbaľovacej ponuky 10-sekundových intervalov, ktoré určujú, koľko času máte na dobré odoslanie správy.
6 Nastavte túto funkciu na 10 sekúnd.
Shutterstock
Tip: ak používate e-mail ako de facto službu okamžitých správ, odporúčame vám nastaviť tlačidlo Späť do 10 sekúnd. Takto sa vaše odpovede nebudú posielať s polminútovým oneskorením. Nie, 30 sekúnd to neznie ako veľa, ale povedzme to takto: Keby vaša služba okamžitých správ podľa výberu (Slack, GChat, Facebook Messenger - čokoľvek!) Obsahovala každú odchádzajúcu správu tak dlho, vaše kontakty by sa rýchlo rozrástli.
7 Alebo iba vyplňte políčko „do“ ako posledné.
Shutterstock
Je dobrým zvykom adoptovať si, priatelia. (Pozri predchádzajúce dve snímky.)
8 Použite toto odhlásenie.
Shutterstock
„Pre e-mail, ktorý začína pozdravom„ ahoj “alebo„ ahoj “, by bolo dôsledné uzavretie typu„ najlepší “,“ hovorí Patricia Napier-Fitzpatrick , zakladateľ a prezident spoločnosti Etiketová škola v New Yorku . „Najlepšie, hoci je nadmerne využívané, je jedným z najbezpečnejších uzáverov vo všeobecnosti, pretože je neškodné a univerzálne vhodné.“ Máte pravdu: Napriek tomu, že je tu nadmerné používanie, „najlepšie“ je Jediný najlepší spôsob podpisovania vašich e-mailov.
9 A tento e-mailový podpis.
Shutterstock
Keď ste na cestách, prinajmenšom sa budete chcieť vzdať nepríjemných frázových fráz („Prosím, odpustite akékoľvek preklepy.“ „Odoslané z môjho procesora s výkonom 1,21 gigawattu.“ „Odoslané z môjho iPhone - pred tlačou zvážte prostredie. . “) namiesto niečoho jednoduchého, elegantného a priamočiareho:„ Odoslané z cesty. “ Podľa Ben Dattner , výkonný kouč, kontroluje všetky tieto políčka a zároveň navodzuje atmosféru v štýle Kerouac. Malý zázrak, že je Jeden podpis e-mailovej smartphonu, ktorý by mal mať každý.
10 A táto správa mimo kancelárie.
Podľa Jane Scudder , profesor na obchodnej škole Loyala University Chicago, keď vypĺňate správu mimo kancelárie, mali by ste si prečítať tento formát:
Ďakujem za Tvoj email. Som OOO od utorka 12. júna do piatku 15. júna bez prístupu k e-mailu. Ak je to urgentné, obráťte sa na [OSOBU, KTORÚ VÁM POVEDAJTE V RÁMCI ZABEZPEČENIA —alebo ak ju máte, NÁZOV ASISTENTA PRÍJAZDUJÚCEJ KÁVU] na [ICH E-mailová adresa]. V opačnom prípade budem po návrate reagovať na všetky správy .
Podrobnosti na úrovni nitpicka, napríklad to, či chcete správu ukončiť v posledný deň alebo prvý deň späť, alebo či chcete uviesť telefónne číslo, ktoré nemáte, jednoducho vyhľadajte úprimne povedané tiež komplexný sprievodca v tejto veci.
11 Zmeňte hustotu displeja.
Používatelia služby Gmail si môžu pre svoju doručenú poštu vybrať z troch rôznych hustôt zobrazenia: pohodlné, útulné a kompaktné. Hustota zobrazenia neovplyvňuje nič iné ako to, koľko bieleho miesta existuje medzi každou správou v zobrazení doručenej pošty. Je to niečo viac ako záležitosť preferencie, ale myslite na to, čo sa týka termínu, dobre, seminárnej práce. Pohodlné je ako rozloženie s dvoma linkami, kde útulné je s jednou linkou a kompaktné je podobné ako s polovičnou linkou.
12 Nezabudnite archivovať.
Shutterstock
E-maily môžete vylúčiť zo svojej doručenej pošty bez toho, aby ste ich museli úplne vymazať z existencie prostredníctvom priečinka odpadkového koša. Archiváciou jednotlivých správ sa okamžite skryjú vo vašej doručenej pošte a vo všetkých vašich priečinkoch. Stále ich však môžete v prípade potreby vystopovať pomocou funkcie vyhľadávania. V Gmaile môžete správy po otvorení okamžite archivovať kliknutím na malé písmeno „x“, ktoré sa zobrazuje vedľa riadku predmetu.
13 Dodržujte pravidlo dvoch minút.
Shutterstock
Dvojminútové pravidlo, ktoré podporovali odborníci na produktivitu všetkých pruhov, je spoľahlivým spôsobom riešenia stresu súvisiaceho s e-mailom. Funguje to takto: Ak dokážete odpovedať na e-mail a zabudnete na neho do dvoch minút alebo menej, okamžite ho vyriešte. Ak nie, odložte ho na neskôr.
14 Dávajte svoje e-mailové odpovede.
Ak chcete skrátiť čas, ktorý trávite prilepení k obrazovke, zachytený výmennými výmenami späť a dozadu, označte denné časy ako obdobia „odpovedania na e-maily“. (Možno je to hodina ráno a 90 minút popoludní. Možno sú to tri hodiny po obede. Čokoľvek vám bude vyhovovať!) Potom odpovedajte na e-maily iba v týchto časových rámcoch - a nikdy mimo nich.
15 Maximálny počet e-mailových adries je 140 znakov.
Áno, rovnako ako Tweet (alebo aspoň Tweet z doby spred 280 rokov). Ako Andrew Bag , generálny riaditeľ sociálnej siete Gab, radil na médiu príspevok , je najlepšie udržiavať vaše e-maily čo najkratšie. „Rád by som ti pomohol vyriešiť problém X. Robím Y a Z, aby sme sa pripojili. Môžete chatovať? ' Nie je potrebné kvetinové pozdravy.
kniha významov snov
16 Nastavte prílohy na automatické stiahnutie.
Shutterstock
Ak toto, potom to (IFTTT) , aplikácia na optimalizáciu e-mailov, vám môže pomôcť pri nastavovaní konkrétneho „jazyka“, ktorý tak povediac vystrihne kopu sprostredkovateľského sloganu. Napríklad: ak má prichádzajúci e-mail prílohu, IFTTT ju automaticky stiahne na váš Disk Google.
17 Po hodinách neodpovedajte na e-maily.
Nie je žiadnym tajomstvom, že Američania sú prepracovaní - a ako ukázala štúdia Adobe, veľká časť tejto prepracovanosti pochádza z častého odosielania e-mailov. Preto začiatkom tohto roku predstavitelia mestskej rady v New Yorku predložili návrh zákona, ktorý spoločnosti zakazuje vyžadovať od zamestnancov kontrolu e-mailov mimo pracovných hodín. (Je inšpirovaný momentálne platným zákonom vo Francúzsku, kde spoločnosti s počtom zamestnancov nad 50 musia stanoviť prísne pokyny týkajúce sa práce mimo úradných hodín, inak im hrozia finančné pokuty.)
Ak chcete objaviť úžasnejšie tajomstvá o tom, ako žiť svoj najlepší život, kliknite tu prihlásiť sa na odber nášho denného bulletinu ZDARMA!
