Pokiaľ ide o e-mail, môžete si myslieť, že viete všetko, čo musíte vedieť. Väčšina z nás koniec koncov odosiela a prijíma priemerne 121 e-mailov za deň , podľa spoločnosti zaoberajúcej sa prieskumom trhu s technológiami Skupina Radicati . Ale aj keď pravdepodobne budete každý deň tráviť značnú časť práce v doručenej pošte, stále by ste sa asi mohli naučiť niečo alebo dva. V skutočnosti existuje veľa pravidiel e-mailovej etikety, ktoré sa pravidelne vyhýbajú vám a mnohým ďalším ľuďom vo vašom zozname kontaktov. Chcete si byť istí, že ste elektronicky zdvorilí? Tu je 17 zlatých pravidiel e-mailu, ktoré ste pravdepodobne nevedeli, ale potrebujete vedieť.
1 Odpovedzte v minútu, keď dostanete e-mail, aj keď potrebujete viac času.
Shutterstock
Nikto neocení, že dostane odpoveď na e-mail týždne po jeho odoslaní. V skutočnosti prieskum z roku 2018, ktorý uskutočnila konzultačná firma Riešenia výkonu Toister odhalilo, že 41 percent ľudí očakávalo e-mailovú odpoveď od svojich spolupracovníkov za menej ako hodinu. (Začnite pripravovať poznámky o ospravedlnení svojmu účtovnému oddeleniu už teraz!)
Niektoré e-mailové odpovede samozrejme vyžadujú, aby ste prežili svoje myšlienky a vytvorili nameranú správu. V týchto prípadoch je riešenie jednoduché: Odpovedzte do niekoľkých minút, aby ste odosielateľovi oznámili, že ste dostali jeho správu. Na vyriešenie problému však potrebujete trochu času. Týmto spôsobom vedia, že ste vzali do úvahy ich e-mail, a jednoducho ich ignorujete.
2 Používajte postup „Odpovedať všetkým“ opatrne.
Shutterstock
Medzi možnosťami „Odpovedať“ a „Odpovedať všetkým“ je zásadný rozdiel. Mnoho používateľov e-mailov si to však bohužiaľ neuvedomuje. V prípade, že ste jedným z nich, vedzte, že keď sa rozhodnete pre druhú možnosť, vašu odpoveď dostane každý príjemca, ktorý dostal kópiu pôvodnej správy - a často nemusíte zahlcovať doručenú poštu všetkých.
Tieto zbytočné hromadné správy sú takou pohromou, že ich môžeme označiť hovorovým výrazom: ' Odpovedať Allpocalypse . “ Keď teda budete nabudúce odpovedať na hromadný e-mail, zvážte, kto si musí vašu odpoveď skutočne prečítať: celá spoločnosť alebo iba pôvodný odosielateľ?
3 Ak chcete od niekoho odpoveď, neukladajte mu CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Keď niekoho napíšete na e-mail, čo znamená, že ho „kopírujete“, zvyčajne to znamená, že ho chcete udržiavať v konverzácii, ale nemusíte od neho nevyhnutne hľadať odpoveď. A ako školiaci profesionál Dannielle Walz varuje, zneužitie možnosti CC môže viesť k problémom s komunikáciou.
„Ak CC zverejníte svojich kolegov v mnohých e-mailoch, môžu prestať považovať vaše e-maily za dôležité a môžu ich umiestňovať priamo do„ referenčného priečinka “alebo„ čítať neskôr “, napísala v LinkedIn príspevok. „To môže viesť k tomu, že v budúcnosti budú chýbať dôležité informácie.“
Ak teda od niekoho očakávate odpoveď, vložte jeho e-mailovú adresu do poľa „Komu“ a funkciu „CC“ používajte striedmo.
4 Pochopte, kedy a kedy nepoužívať BCC.
Shutterstock
Pole BCC je ešte komplikovanejšie a neustále sa vyhýba aj tým najskúsenejším používateľom e-mailov. Poďme to však rozobrať: BCC znamená „slepá kópia“, takže aj keď je to podobné ako CC-ing, BCC-ing nezobrazuje e-maily tejto osoby iným príjemcom, čo znamená, že nikto iný v reťazci neuvidí, že vy ich zahrnul.
Kedy je teda v poriadku používať BCC? Hillel Full z Inc. časopis hovorí, že je to striktne pre hromadné e-maily alebo keď vás niekto predstavuje prostredníctvom e-mailu niekomu inému.
„V ostatných prípadoch, keď niekomu pošlete e-mail a inému BCC, ste nečestní - či sa vám to páči alebo nie,“ poznamenáva Fuld. „Posielate e-mailom osobe X a bez toho, aby o tom vedela, a umožnila osobe Y, aby odpočúvala vašu konverzáciu. Osoba X vôbec netuší, že tento e-mail číta niekto iný, ale v skutočnosti ste ho tajne poslali aj niekomu inému. “
5 Výkričníky používajte s mierou.
Shutterstock
Je ľahké sem-tam hodiť do vašich e-mailov výkričník, ale snažte sa neurobiť znak zvyk toho. Aj keď sa historicky používajú na označenie vzrušenia, v e-maile sa dajú výkričníky ľahko zameniť za falošnosť alebo pasívnu agresivitu.
čo to znamená, ak snívaš o dievčati
„Použitie zbytočného výkričníka v e-maile môže ľahko zničiť podstatný význam vášho textu,“ Anna Verasai vysvetľuje ďalej HR Digest . „Používajte ho iba vtedy, keď potrebujete zdôrazniť niečo, čo je dôležité. Popremýšľajte, ako môže váš čitateľ interpretovať správu, keď ju čítajú. “
6 Pri používaní humoru buďte opatrní.
Shutterstock
Každý miluje dobrý vtip tu a tam, ale pretože tón môže byť nesprávne interpretovaný, keď osobne nezodpovedá, je najlepšie vtipy z vašich e-mailov vynechať. „Rezervujte si humor na telefonický hovor alebo osobne,“ profesor obchodného písania, David Silverman , napísal v Harvardská obchodná recenzia . „Takto, keď je na druhom konci linky alebo na odvrátenej strane konferenčného stolíka ohromené ticho, môžem povedať:„ Myslím si, že si možno neuvedomuješ, aké vtipné sa za seba považujem, a vzhľadom na to verím, že teraz prestanem. “
Ale vážne: Kľúčová štúdia z roku 2005 zverejnená v Časopis osobnosti a sociálnej psychológie odhalili, že zatiaľ čo odosielatelia predpovedali, že ich príjemcovia môžu presne dešifrovať ich tón v 80 percentách času, príjemcovia boli v skutočnosti schopní presne prečítať tón iba v 56 percentách času.
7 Vynechajte slang.
Shutterstock
So vzrastom okamžitých správ, skrátených foriem internetu anglický jazyk sa čoraz viac používajú - napríklad „u“ pre „vás“ alebo „chcú“ namiesto „chcieť“. Rovnako ako humor sa často nezdržuje, pokiaľ ide o e-maily, slang je podobný zákaz. Podľa jedného OnePoll Podľa prieskumu si 37 percent ľudí myslelo, že používanie slangu na pracovisku je neprijateľné, a 55 percent uviedlo, že pokiaľ ide o zasielanie e-mailov vašim šéfom, vynechajte slovo „lol“.
8 Venujte pozornosť predmetu.
Shutterstock
Riadky predmetu sú jednoduché, ale nevyhnutné. A keďže väčšina e-mailov je čítaná ďalej mobilné zariadenia —55 percent, podľa spoločnosti poskytujúcej e-mailové adresy Spiatočná cesta —Je dôležité ich pribiť. Najlepšie sú krátke, stručné a priame línie predmetu. Účel vášho e-mailu by mal byť jasne uvedený a mali by ste ho obmedziť na päť slov alebo menej, pretože mobilné zariadenia potom slová prerušia.
9 Pripojte podpis.
Shutterstock
Už ste niekedy dostali od niekoho e-mail a pýtali ste sa: „Kto je to? od ? ' Aj keď adresa odosielateľa vám môže poskytnúť niekoľko informácií o tom, o koho ide, niekedy to nestačí. Podpis na konci vášho e-mailu môže okamžite informovať príjemcu o tom, kto ste, čo robíte a ako vás môže ďalej kontaktovať.
Ľudia v integrovanej marketingovej agentúre Kreatívny povedzte, že mať schránku na e-mailový podpis je „ako odovzdať človeku vizitku zakaždým, keď pošlete e-mail“. Ak ho ešte nemáte, pridajte podpis, ktorý obsahuje vaše celé meno, funkciu, telefónne číslo, e-mail, webovú stránku a logo firmy.
10 Pamätajte na KISS (snažte sa to urobiť krátkym a jednoduchým).
Shutterstock
Metóda KISS je niečo, čo sa väčšina z nás učila na základnej škole, ale to neznamená, že je to o niečo menej potrebné neskôr v živote. Bumerang , aplikácia pre e-mailovú produktivitu, preskúmala kľúčové metódy získavania ďalších e-mailových odpovedí. Ich najväčší stánok so sebou? Najlepšie je písať, akoby ste mali osem rokov.
Ich výskum zistil, že na e-maily, ktoré boli písané na úrovni čítania pre tretie ročníky, bola o 36 percent vyššia pravdepodobnosť, že na ne odpovie, ako na e-maily, ktoré boli napísané na univerzitnej úrovni.
11 Venujte pozornosť prílohám.
Shutterstock
Prílohy sú niekedy nevyhnutnou súčasťou procesu e-mailu, mali by ste však dobre vedieť, ako ich používať, skôr ako ich priložíte s opustením. V dlhých e-mailových reťazcoch môžu niekedy zostať nepovšimnutí alebo prehliadnutí a neočakávané prílohy majú tendenciu byť tiež neotvorené, pretože príjemcovia sa obávajú elektronických vírusov.
Najlepším riešením je zavolať prílohy v tele e-mailu. Gramaticky hovorí, že najlepším spôsobom, ako upozorniť príjemcu príloh, je vložiť správu na koniec vášho e-mailu, ktorá hovorí niečo v zmysle „Priložil som [položka]“ alebo „Viac podrobností nájdete v priloženej [položke] . “
12 Štandardizujte svoje písmo.
Shutterstock
Aj keď sa hranie so štýlmi a farbami písma môže byť zábavné, pre svetlé ružové Comic Sans v profesionálnom svete nie je miesto. Ako sa ukazuje, použitie písma je podľa digitálnej komunikácie mimoriadne dôležité, pokiaľ ide o digitálnu komunikáciu Colin Wheildon , autor knihy Typ a rozloženie: Komunikujete alebo len vytvárate pekné tvary? „Je možné odfúknuť tri štvrtiny našich čitateľov jednoduchým výberom nesprávneho typu,“ povedal Americkí spisovatelia a umelci .
Akého písma by ste sa teda mali držať, pokiaľ ide o e-maily? MageMail odporúča Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS alebo Arial.
13 Korektúry všetkého.
Shutterstock
Je pravdepodobné, že pri písaní e-mailu urobíte chybu, ste iba človek. Pokiaľ však ide o pracovné e-maily, chyby sa často nepozerajú do minulosti. V Gramaticky anketa z takmer 2 000 respondentov, 67 percent uviedlo, že je nie V poriadku, robiť preklepy v e-mailoch, zatiaľ čo iba 6 percent si myslelo, že je to prijateľná chyba.
14 Naposledy zadajte e-mailovú adresu.
Shutterstock
zábavné vtipy pre dospelých jedna vložka
Najjednoduchší spôsob, ako sa ubezpečiť, že neodošlete e-mail skôr, ako bude pripravený alebo kým nebudú odstránené preklepy? Pred zadaním e-mailovej adresy príjemcu počkajte, kým nebude všetko v tip-top tvare. Ako viete, výroba e-mailové chyby je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako urobiť nesprávny dojem.
„Nejde len o profesionalitu,“ Karen Kessler , povedal prezident spoločnosti Evergreen Partners Forbes . „V stávke je reputácia zamestnanca, spoločnosti alebo organizácie. Videli sme, že zlé e-mailové rozhodnutia vedú k negatívnym dôsledkom pre zamestnanca - prepustenie - a tiež pre organizáciu - súdne spory. ““
15 A trikrát skontrolujte meno príjemcu.
Shutterstock
Jednou z veľkých chýb, ktorej by ste sa mali vyhnúť, je pravopisné meno príjemcu, takže predtým, ako kliknete na tlačidlo Odoslať, skontrolujte ho. Veľa ludí pozri čin z preklep meno lenivé a neuvážené, hlavne keď je v e-mailovej adrese správny pravopis. Čo by ste mali robiť, ak náhodou urobíte túto chybu? Kathryn Shanley , majiteľ úpravy môjho červeného pera, hovorí okamžité ospravedlnenie je kľúčom k udržaniu vašej dôveryhodnosti.
16 Na profesionálne podnikanie použite profesionálnu e-mailovú adresu.
Shutterstock
Aj keď je osobná e-mailová adresa v poriadku, keď sa používa pre komunikáciu s priateľmi alebo rodinou, udržujte ju mimo sféry profesionálneho podnikania. Toto je obzvlášť dôležité v a spotrebiteľ-predávajúci situácia. A 2016 Choď oci Prieskum medzi 1 000 Američanmi ukázal, že 75 percent si myslí, že mať profesionálny e-mail je dôležitým faktorom dôveryhodnosti online obchodu a 33 percent by pochybovalo o legitimite predajcu, keby použili osobnú e-mailovú adresu.
„Nikdy nezabudnete na prvý dojem, či už v skutočnom živote alebo online,“ povedal produktový riaditeľ spoločnosti GoDaddy, Steven Aldrich , povedal v a vyhlásenie . „Vaša prvá priama interakcia so zákazníkom sa často deje prostredníctvom e-mailu, a preto je v tomto kontexte nesmierne dôležité vyzerať profesionálne.“
17 Pamätajte, že zdieľať sa dá čokoľvek.
Shutterstock
Či už ide o preposielanie, BCC-ing alebo jednoduché blikanie telefónu v tvári niekoho iného, je potrebné mať na pamäti, že všetko, čo napíšete do e-mailu, môže vidieť niekto iný ako určený príjemca. Celá vaša elektronická komunikácia by preto mala byť profesionálna a bez rizika. Nakoniec, e-maily môžu byť dokonca prípustné na súde , takže je najlepšie, aby ste nikdy neposielali nič, čo by proti vám mohlo byť použité neskôr. A ďalšie spôsoby, ako vylepšiť svoj pracovný život, nájdete v dokumente 25 trikov Genius pre prácu inteligentnejšiu a nie ťažšiu .
Ak chcete objaviť úžasnejšie tajomstvá o tom, ako žiť svoj najlepší život, kliknite tu aby ste nás sledovali na Instagrame!
